Dit reglement is de medezeggenschapsregeling zoals bedoeld in artikel 3 van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (WMCZ 2018). Met dit reglement geeft Geriant invulling en uitvoering aan de op haar rustende verplichtingen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de medezeggenschap van cliënten, zoals vastgelegd in de WMCZ 2018. Indien en voor zover een of meer bepalingen in strijd zouden zijn met de wettekst van de WMCZ 2018 zoals deze thans luidt of in de toekomst zal komen te luiden, dan geldt desbetreffende wettekst.
Artikel 1 Begripsbepaling
- Bestuur: het bestuur van de rechtspersoon die de instelling in stand houdt, dan wel een door het bestuur aangewezen functionaris die bevoegd is om namens de instelling rechtshandelingen te verrichten.
- Cliënt: een natuurlijke persoon ten behoeve van wie de instelling werkzaam is.
- Cliëntvertegenwoordiger: de (wettelijke) vertegenwoordiger van een cliënt.
- Commissie van Vertrouwenslieden: de commissie bedoeld in artikel 14 van de Wet, in deze de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV).
- Instelling: een instelling als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. 6. Wet: de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018.
Artikel 2 Cliëntenraad
- Aan de instelling is een cliëntenraad verbonden.
- De cliëntenraad streeft naar een zodanige samenstelling dat de bestaande subregio’s hierin vertegenwoordigd zijn, waardoor zij representatief kan worden geacht voor de cliënten, en in staat kan worden geacht hun gemeenschappelijke belangen te behartigen.
Artikel 3 Doel van de cliëntenraad
- De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten.
Artikel 4 Omvang en zittingsduur
- De cliëntenraad bestaat uit minimaal 6 en maximaal 9 leden.
- Een lid van de cliëntenraad heeft zitting voor een periode van vier jaar. 3. Een lid van de cliëntenraad treedt na zijn zittingsperiode af en is terstond herbenoembaar. 4. Een lid kan maximaal twee periodes zitting hebben in de cliëntenraad.
Artikel 5 Benoeming leden cliëntenraad
- Benoembaar in de cliëntenraad zijn:
- cliënten en hun naasten;
- ex-cliënten en hun naasten;
- personen met:
- een specifieke deskundigheid;
- aantoonbare affiniteit met de doelgroep;
- en die binding hebben of willen aangaan met de doelgroep van de instelling.
- Vacatures in de cliëntenraad worden op verzoek van de cliëntenraad door het bestuur bekend gemaakt aan alle cliënten en cliëntvertegenwoordigers.
- Het bestuur en de cliëntenraad kunnen potentiële kandidaten persoonlijk benaderen.
- De cliëntenraad voert een gesprek met kandidaten voor een zetel in de cliëntenraad en draagt op basis daarvan kandidaten voor benoeming voor aan het bestuur. Het bestuur volgt de voordracht van de cliëntenraad, tenzij dit in redelijkheid niet van het bestuur verwacht kan worden.
- Teneinde belangenverstrengeling te voorkomen, zal de bestuurder in overleg treden met de cliëntenraad, wanneer deze een kandidaat voorstelt die werkzaam is bij een van de ketenpartners van Geriant.
- Een nieuw lid van de cliëntenraad heeft voorafgaande aan de definitieve benoeming een proeftijd van 3 maanden.
Artikel 6 Benoeming voorzitter cliëntenraad
- De cliëntenraad doet aan de bestuurder een voordracht voor de invulling van het voorzitterschap van de cliëntenraad. De bestuurder benoemt de voorzitter tenzij dit in redelijkheid niet van de bestuurder verwacht kan worden.
- De cliëntenraad kan één van de zittende leden van de cliëntenraad voordragen als voorzitter, maar er kan ook extern een voorzitter geworven worden.
- Het is niet noodzakelijk dat – in tegenstelling tot de leden van de cliëntenraad – de voorzitter binding heeft met Geriant of met het onderwerp dementie.
- Wordt er een voorzitter benoemd die geen binding heeft met Geriant of met het onderwerp dementie, dan heeft deze voorzitter geen stemrecht in de cliëntenraad. Hij of zij is dan technisch voorzitter. Heeft de voorzitter wél binding met Geriant of het onderwerp dementie – zoals dat geldt voor leden van de cliëntenraad – dan heeft de voorzitter wel stemrecht.
- In de benoemingsbrief van de voorzitter wordt vastgelegd of de nieuw benoemde voorzitter wel of geen stemrecht heeft.
- Het huishoudelijk reglement van de cliëntenraad, zoals aangehaald in artikel 12c, voorziet in de nadere uitwerking van de verantwoordelijkheden, rollen en taken van de voorzitter.
Artikel 7 Onverenigbaarheden
- Werknemers en medewerkers van de instelling kunnen geen deel uitmaken van de cliëntenraad.
- Leden en ex-leden van de raad van toezicht, alsmede bestuurders of ex-bestuurders van de instelling kunnen geen deel uitmaken van de cliëntenraad.
Artikel 8 Einde lidmaatschap cliëntenraad
- Het lidmaatschap van de cliëntenraad eindigt door:
- Afloop zittingsperiode;
- Opzegging door het lid;
- Overlijden;
- Het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen door het lid;
- Ontslag door het bestuur.
- Een voornemen tot ontslag wordt aan het betrokken lid schriftelijk meegedeeld onder opgaaf van redenen. Het betrokken lid heeft twee weken om zijn visie op het voorgenomen ontslag aan te geven. Na deze twee weken kan het bestuur het definitieve besluit tot ontslag nemen. Bij de stemming in de cliëntenraad over een (voorgenomen) besluit tot ontslag, heeft het betrokken lid geen stemrecht.
- Het bestuur kan een lid van de cliëntenraad op voordracht van, dan wel in overleg met de cliëntenraad ontslaan indien:
- Het lid niet langer representatief is voor de cliënten;
- Het lid niet langer wil of kan bijdragen aan het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten;
- Het voortzetten van het lidmaatschap in redelijkheid niet van het bestuur kan worden gevergd.
Artikel 9 Ontbinden cliëntenraad
- Het bestuur kan de cliëntenraad ontbinden indien deze structureel tekortschiet in de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de instelling.
- Het voornemen om de cliëntenraad te ontbinden behoeft de instemming van de cliëntenraad, conform artikel 15 van deze regeling.
- Indien de cliëntenraad zijn instemming onthoudt, dan wel zich niet houdt aan de verplichting uit artikel 15, vijfde lid van deze regeling, kan het bestuur de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken om toestemming om de cliëntenraad te ontbinden.
- Indien een representatief te achten delegatie van cliënten of hun vertegenwoordigers van mening is dat de cliëntenraad ontbonden dient te worden en het bestuur en de cliëntenraad weigeren daaraan hun medewerking te verlenen, kan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden op verzoek van deze delegatie uitspreken dat het bestuur de cliëntenraad dient te ontbinden.
- De Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden geeft de toestemming, bedoeld in het derde en vierde lid, slechts indien sprake is van de situatie, bedoeld in het eerste lid, en er redelijkerwijs geen andere oplossing is dan ontbinding van de cliëntenraad.
Artikel 10 Taken van de cliëntenraad
- De cliëntenraad inventariseert regelmatig wensen en meningen van de cliënten, hun mantelzorgers en cliëntvertegenwoordigers.
- De cliëntenraad informeert cliënten en cliëntvertegenwoordigers over zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan.
- Het bestuur ondersteunt de cliëntenraad bij deze taken.
Artikel 11 Geheimhouding
- De vergaderingen van de cliëntenraad zijn openbaar voor cliënten en hun vertegenwoordigers. Overlegvergaderingen tussen cliëntenraad en bestuurder zijn in principe niet openbaar. Op verzoek kan deze overlegvergadering (deels) worden bijgewoond door cliënten en hun vertegenwoordigers na toestemming van zowel de bestuurder als de voorzitter van de cliëntenraad of hun vervangers.
- Openheid en transparantie zijn het uitgangspunt in de communicatie tussen het bestuur en de cliëntenraad en tussen de cliëntenraad en de cliënten en hun vertegenwoordigers.
- De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan het bestuur dan wel de cliëntenraad hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter kunnen begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid meegedeeld.
- Degene die de geheimhouding oplegt, vermeldt daarbij wat onder de geheimhouding valt, hoelang de geheimhouding duurt, alsmede ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen.
- De plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de raad, noch door beëindiging van de band van de betrokkene met de instelling.
Artikel 12 Huishoudelijk reglement
De cliëntenraad stelt een huishoudelijk reglement vast, waarin ten minste is geregeld:
- De werkwijze van de cliëntenraad.
- De vertegenwoordiging van de cliëntenraad in en buiten rechte.
- De invulling van de voorzittersrol.
- Samenstelling en werkwijze dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft een overleg met het bestuur voorafgaand aan iedere overlegvergadering tussen cliëntenraad en bestuur.
Artikel 13 Voorzieningen
- Het bestuur staat de cliëntenraad het gebruik toe van de voorzieningen waarover hij beschikt, waaronder in elk geval:
- Vergader- en overlegfaciliteiten;
- Kopieer- en e-mailmogelijkheden;
- Een goed en snel vindbare pagina op de website van de instelling, waarover de cliëntenraad de redactie voert.
- De leden ontvangen een jaarlijkse vaste vergoeding in de vorm van een vrijwilligersvergoeding. Bij verlof, langer dan 1 maand, vervalt het recht op een vrijwilligersvergoeding vanaf de 2e maand.
- De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de werkzaamheden van de cliëntenraad komen ten laste van de instelling. Daaronder vallen in elk geval de kosten die verband houden met:
- Scholing;
- Onafhankelijke secretariële ondersteuning;
- Externe advisering;
- Kosten van de jaardag, een jaarlijks contact tussen cliëntenraad en zijn achterban; e. Onkosten en reiskosten van de leden van de cliëntenraad;
- Het voorleggen van een geschil of verzoek aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden;
- De begeleiding van een verzoek of geschil bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden door een jurist;
- De kosten van het voeren van rechtsgedingen over de toepassing van de wet alsmede de kosten van het indienen van verzoeken conform artikel 12 en artikel 14, lid 4 en lid 8 van de wet, voor zover deze kosten redelijkerwijs noodzakelijk zijn en de cliëntenraad het bestuur vooraf heeft gemeld dat dergelijke kosten zullen worden gemaakt.
- Het bestuur legt in overleg met de cliëntenraad de jaarlijkse vergoeding en de kosten die de cliëntenraad zal maken, vast in een jaarlijks vast te stellen budget. Kosten, anders dan die voor het voeren van rechtsgedingen zoals genoemd in lid 2, onderdeel g, die het budget overschrijden komen slechts voor rekening van de instelling indien het bestuur daarmee tevoren heeft ingestemd.
Artikel 14 Informatie
- Het bestuur verstrekt de cliëntenraad gevraagd of ongevraagd tijdig schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.
- Het bestuur zorgt dat de informatie die hij gevraagd of ongevraagd aan de cliëntenraad verstrekt, voor de cliëntenraad begrijpelijk is. Daartoe maakt hij met de cliëntenraad afspraken over vorm en inhoud van de adviesaanvragen en van de overige informatie die hij de cliëntenraad ter beschikking stelt.
- Het bestuur verstrekt ten minste eenmaal per jaar schriftelijk algemene gegevens omtrent het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd. Het bestuur vermeldt daarbij welke advies- dan wel instemmingsaanvragen hij voornemens is aan de cliëntenraad voor te leggen.
- Indien het bestuur in het overleg van lid 3 aankondigt dat hij voornemens is om besluiten te nemen inzake:
- Een wijziging van de doelstelling of de grondslag van de instelling,
- Een fusie of duurzame samenwerking waarbij de instelling is betrokken of
- Een overdracht van de zeggenschap over de zorg of een onderdeel daarvan, maakt hij tevens afspraken met de cliëntenraad over hoe de cliëntenraad bij de voorbereiding van die besluiten wordt betrokken.
Het bestuur draagt er zorg voor dat alle bij de voorbereiding van het besluit betrokkenen uit de instelling op de hoogte zijn van de afspraken met de cliëntenraad.
Artikel 15 Advies
- Het bestuur stelt de cliëntenraad in de gelegenheid advies uit te brengen over elk door haar voorgenomen besluit inzake:
- Een wijziging van de doelstelling of de grondslag van de instelling;
- Een fusie of duurzame samenwerking waarbij de instelling is betrokken;
- Een overdracht van de zeggenschap over de zorg of een onderdeel daarvan;
- Een gehele of gedeeltelijke beëindiging dan wel een belangrijke uitbreiding van de zorgverlening;
- Een belangrijke wijziging in de organisatie van de zorgverlening;
- Een profielschets voor de benoeming van de leden van het toezichthoudend orgaan en de leden van het bestuur van de instelling,
- De vaststelling van het meerjarenplan, de begroting en de jaarrekening van de instelling en
- De benoeming van Wzd-(beleids)functionarissen,
- Deelname of medewerking van Geriant als organisatie aan wetenschappelijk onderzoek waarvoor cliënten uitgenodigd worden deel te nemen.
- Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat de cliëntenraad redelijkerwijs genoeg tijd heeft zich een goed oordeel ter zake te vormen en dat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. De adviesaanvraag wordt schriftelijk aan de cliëntenraad overhandigd.
- De cliëntenraad brengt schriftelijk zijn met redenen omkleed advies over een voorgenomen besluit uit binnen een redelijke termijn.
- Het bestuur neemt geen van een door de cliëntenraad uitgebracht advies afwijkend besluit dan nadat daarover, voor zover dat redelijkerwijze mogelijk is, ten minste eenmaal met de cliëntenraad overleg is gepleegd.
- Het bestuur doet van een besluit inzake een onderwerp waarover de cliëntenraad advies heeft uitgebracht, schriftelijk, en voor zover hij van het advies afwijkt onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad.
Artikel 16 Instemming
- Het bestuur behoeft de instemming van de cliëntenraad voor elk door haar voorgenomen besluit inzake:
- De medezeggenschapsregeling, de regeling, bedoeld in artikel 13, eerste lid, van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, alsmede andere voor cliënten geldende regelingen;
- Een profielschets voor het benoemen van personen als bedoeld in artikel 15 van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg;
- De procedure voor het opstellen en bespreken van zorgplannen;
- Het algemene beleid ter zake van kwaliteit, veiligheid en hygiëne;
- Het algemene beleid ter zake van de toelating van cliënten tot de zorgverlening en beëindiging daarvan;
- De selectie en benoeming van personen die de cliëntenraad de onafhankelijke ondersteuning, bedoeld in artikel 13, lid 2b van deze regeling, zullen verlenen.
- Het bestuur legt het te nemen besluit schriftelijk aan de cliëntenraad voor op een zodanig tijdstip dat de cliëntenraad redelijkerwijs genoeg tijd heeft zich een goed oordeel ter zake te vormen.
- De cliëntenraad onthoudt zijn instemming niet dan nadat daarover, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste eenmaal met het bestuur overleg is gepleegd. De cliëntenraad deelt zijn beslissing zo spoedig mogelijk schriftelijk, in geval van het onthouden van de instemming met redenen omkleed, aan het bestuur mee.
- Zo spoedig mogelijk na het ontvangen van de beslissing van de cliëntenraad geeft het bestuur daarop een reactie.
- Indien het bestuur voor het voorgenomen besluit geen instemming van de cliëntenraad heeft verkregen, kan hij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden toestemming vragen om het besluit te nemen. De commissie geeft slechts toestemming indien:
- De beslissing van de cliëntenraad om geen instemming te geven onredelijk is, of
- Het voorgenomen besluit van het bestuur gevergd wordt om zwaarwegende redenen.
- Een besluit als bedoeld in het eerste lid, genomen zonder de instemming van de cliëntenraad of de toestemming van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is nietig indien de cliëntenraad tegenover het bestuur schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. De cliëntenraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat het bestuur hem haar besluit heeft medegedeeld dan wel, bij gebreke van deze mededeling, de cliëntenraad is gebleken dat het bestuur uitvoering of toepassing geeft aan haar besluit.
- Indien de medezeggenschapsregeling wordt vastgesteld of gewijzigd en er geen cliëntenraad is ingesteld of functioneert, behoeft het bestuur voor het besluit tot vaststelling of wijziging van de medezeggenschapsregeling de instemming van een representatief te achten delegatie van cliënten of hun vertegenwoordigers dan wel van een representatief te achten organisatie van cliënten. De betrokken delegatie of organisatie wordt in dat geval voor de toepassing van het derde tot en met zevende lid, en artikel 14, eerste, derde, vierde, achtste en tiende lid van de wet, aangemerkt als cliëntenraad, voor zover het besluiten betreft omtrent de medezeggenschapsregeling.
Artikel 17 Ongevraagd advies
- De cliëntenraad is bevoegd het bestuur ongevraagd te adviseren over onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn.
- Het bestuur besluit zo spoedig mogelijk of hij een ongevraagd advies zal volgen. Voordat hij besluit om van het advies af te wijken overlegt zij eenmaal, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, met de cliëntenraad.
- Het bestuur doet van een besluit inzake een onderwerp waarover de cliëntenraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, schriftelijk, en voor zover hij van het advies afwijkt en de cliëntenraad daar niet mee heeft ingestemd, onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad.
- Indien het bestuur zonder dat de cliëntenraad daarmee heeft ingestemd heeft besloten om een ongevraagd schriftelijk advies over een onderwerp als bedoeld in artikel 17, eerste lid van deze regeling, niet of niet geheel uit te voeren, kan:
- De cliëntenraad de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken uit te spreken dat het advies toch dient te worden uitgevoerd, of
- Het bestuur de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken om het door het bestuur genomen besluit te bevestigen.
- De commissie weigert het verzoek, bedoeld in het vierde lid, onderdeel a, dan wel willigt het verzoek, bedoeld in het vierde lid, onderdeel b, in, indien de weigering van het bestuur om het advies geheel te volgen redelijk is. Tenzij de commissie van mening is dat het advies in het geheel niet gevolgd hoeft te worden, bepaalt zij tevens welk deel van het advies uitgevoerd dient te worden en wanneer daarmee een aanvang moet zijn gemaakt.
Artikel 18 Raad van Toezicht
- De instelling legt in zijn statuten vast dat de cliëntenraad in de gelegenheid wordt gesteld om een bindende voordracht te doen voor de benoeming van tenminste één lid van het toezichthoudend orgaan van de instelling. Indien de instelling een centrale cliëntenraad heeft ingesteld, dan is deze bevoegdheid voorbehouden aan de centrale cliëntenraad.
- De raad van toezicht en de cliëntenraad overleggen ten minste één keer per jaar.
- De raad van toezicht informeert de cliëntenraad ten minste één keer per jaar over hetgeen hij heeft gedaan met de inbreng van de cliëntenraad in het in lid 2 genoemde overleg.
Artikel 19 Recht van enquête
- De cliëntenraad kan een verzoek in het kader van het recht van enquête indienen bij het gerechtshof te Amsterdam. Dit is alleen mogelijk indien de instelling een rechtspersoon is als bedoeld in artikel 3 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
- De cliëntenraad die een verzoek als bedoeld in het eerste lid heeft gedaan, kan niet worden veroordeeld in de proceskosten voor de behandeling van dat verzoek.
Artikel 20 Geschillen
- Het bestuur of de cliëntenraad kan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden geschillen voorleggen over de medezeggenschapsregeling, de taken van de cliëntenraad, het verstrekken van informatie, het gebruik van voorzieningen, de vergoeding van de kosten van de cliëntenraad, advies en instemming en het ontbinden van een cliëntenraad, conform artikel 14, lid 3 van de wet.
- Het bestuur kan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken toestemming te geven om een besluit uit te voeren waarmee de cliëntenraad niet heeft ingestemd.
- De cliëntenraad kan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken het bestuur te verplichten een ongevraagd advies conform artikel 17, lid 4 van deze regeling alsnog uit te voeren.
- Een representatief te achten delegatie van cliënten of cliëntvertegenwoordigers kan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken om het bestuur te verplichten de cliëntenraad te ontbinden.
- De cliëntenraad of het bestuur kan binnen drie maanden nadat hij op de hoogte is gesteld van de uitspraak in beroep van een uitspraak of beslissing van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam.
- De cliëntenraad kan de Ondernemingskamer schriftelijk verzoeken het bestuur op te dragen een uitspraak van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden na te leven. Voorafgaand aan dat verzoek heeft de cliëntenraad het bestuur schriftelijk verzocht binnen een redelijke termijn gevolg te geven aan de uitspraak van de commissie.
Artikel 21 Aanpassen regeling
- De medezeggenschapsregeling wordt door het bestuur ter instemming voorgelegd aan de cliëntenraad.
- De cliëntenraad en het bestuur overleggen over de inhoud van de medezeggenschapsregeling bij de totstandkoming ervan en bij iedere voorgestelde wijziging ervan.
- De cliëntenraad en het bestuur kunnen voorstellen de medezeggenschapsregeling te wijzigen.
- Elke twee jaar wordt de medezeggenschapsregeling geëvalueerd en indien noodzakelijk aangepast aan de actuele wet- en regelgeving.
Artikel 22 Slotbepalingen
- Deze regeling kan worden aangehaald als: Medezeggenschapsregeling cliëntenraad.
- De medezeggenschapsregeling gaat in op de dag van ondertekening.