Klokkenluidersregeling Geriant

Checklist

• Voorkom klokkenluiden, werk aan een open en duidelijke communicatie met medewerkers en
  andere belanghebbenden.
• Stel directie (of Raad van Toezicht) zo snel mogelijk op de hoogte bij melding.
• Zorg bij een melding voor duidelijke verslaglegging.
• Wees alert op publiciteit.

1. Inleiding

Wat houdt klokkenluiden in?

Een klokkenluider is iemand die op zijn werk heersende misstanden in de openbaarheid brengt.
(Bron: Van Dale Nederlands Woordenboek)

Iemand kan een melding doen over een vermoedelijke misstand binnen de organisatie waar hij werkt(e) en  over een misstand bij een organisatie waarmee hij in aanraking is gekomen via zijn werk. De melder moet  dan wel zelf iets weten of opgemerkt hebben. Een gerucht is niet genoeg. Wanneer je signalen krijgt, maak  het bespreekbaar. Zie hiervoor artikel 3 in bijgaande regeling.  

Je kunt melding doen wanneer je zelf iets weet, meegemaakt of opgemerkt hebt. Je hoeft niet direct een  externe melding te doen, echter dit kan wel als je dit zelf nodig acht. Zie hiervoor artikel 14 in bijgaande  regeling.  

Een misstand is een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij de  hieronder genoemde situatie(s):

• er is sprake van (gevaar voor) een schending van een wettelijk voorschrift of interne regels die een  concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn  vastgesteld; 
• er is gevaar voor de volksgezondheid; 
• er is gevaar voor de veiligheid van personen; 
• er is gevaar voor de aantasting van het milieu; 
• er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of  nalatigheid

Volgens de Wet bescherming klokkenluiders is een schending of een gevaar voor schending van het  Unierecht ook een misstand.

2. Wat doet Geriant 

Geriant wil een open organisatie zijn waar medewerkers gehoord worden. Misstanden willen we  voorkomen,Medewerkers hebben daarbij de ruimte om op een veilige manier misstanden binnen Geriant  aan de orde te stellen. Medewerkers moeten dat veilig kunnen doen, moeten zich kunnen laten bijstaan  door een vertrouwenspersoon, moeten zich beschermd weten voor represailles. 

Landelijk is daarvoor een zorgvuldige en gedetailleerde regeling opgesteld. Geriant kiest er daarom  bewust voor deze ‘modelovereenkomst’ integraal over te nemen en geen eigen regeling te maken. Dat  waarborgt dat we op een zorgvuldige wijze ‘klokkenluiden’ mogelijk maken en de klokkenluider de  bescherming bieden die hij/zij verdient. De volledige ‘regeling omgaan met melden vermoeden misstand  of onregelmatigheid Geriant’ met toelichting daarop is als bijlage bijgevoegd.

Dat doet Geriant ook omdat zij de ‘ Zorgbrede Governancecode’ volgt waarin dat is opgenomen:

“De zorgorganisatie beschikt voor medewerkers over een vertrouwenspersoon als meldpunt voor  afwijkend gedrag, zorg over integriteit en/of misstanden. Deze functionaris rapporteert rechtstreeks  aan de raad van bestuur en kan zich tot de raad van toezicht wenden indien hij bij de raad van bestuur  geen gehoor vindt. Voor het melden van (vermoedens van) misstanden beschikt de organisatie over  een klokkenluidersregeling, die openbaar en algemeen vindbaar is.”

Klokkenluiden moet niet worden verward met andere regelingen waarin medewerkers klachten of problemen  kunnen uiten. De verschillen: 

• Deze regeling is niet bedoeld voor persoonlijke klachten van medewerkers met betrekking tot het  werk. Daarvoor is de interne klachtenregeling medewerkers.  
• Ook is ‘klokkenluiden’ niet bedoeld voor incidenten of ‘missers’ in het dagelijkse werk: die worden  gemeld via de MIC/MIM-procedure.  
• Voor klachten ten aanzien van informatieveiligheid wordt verwezen naar het protocol melden  datalekken.

Medewerkervertrouwenspersoon Geriant 

Geriant heeft gekozen voor een externe medewerkervertrouwenspersoon om onafhankelijkheid te  waarborgen. Daarvoor is een contract afgesloten met bureau Facit in Velsen Noord: 

Medewerkervertrouwenspersoon:  

Bureau Facit 

Postadres 

Postbus 2 

1950 AA Velsen-Noord 

Bezoekadres 

Parlevinkerstraat 25 

1951 AR Velsen Noord 

Telefoon

020-251 71 71

Email

bureau@facit.nl

Bijlagen 

• Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid Geriant
• Toelichting op (model) regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid

Bijlage  

Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid Geriant 

Geriant 

gelet op het belang dat Geriant hecht aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid en, als onderdeel  daarvan, aan een goed klokkenluidersbeleid, gelet op het instemmende besluit van de Ondernemingsraad  d.d. 18 december 2023.  

BESLUIT 

vast te stellen de navolgende regeling;

Artikel 1. Begripsbepalingen  

1. In deze regeling wordt verstaan onder:  

1. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of  publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit  dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht (met inbegrip van personeel niet in loondienst,  stagiaires, ZZP’ers, Cliëntenraad, leveranciers, sollicitanten); 
2. werkgever: Geriant, welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat  verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten  of heeft laten verrichten; 
3. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie  waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor  zover: 

1. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de  werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere  organisatie, en 
2. het maatschappelijk belang in het geding is bij de hieronder genoemde situatie(s):

1. er is sprake van (gevaar voor) een schending van een wettelijk voorschrift of interne  regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk  voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld; 
2. er is gevaar voor de volksgezondheid; 
3. er is gevaar voor de veiligheid van personen; 
4. er is gevaar voor de aantasting van het milieu; 
5. er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van  onbehoorlijk handelen of nalatigheid. 

4. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van  een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die  plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten  de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende  overstijgt; 
5. adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die  door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand.  Het is geen vaste aangewezen persoon en het kan ook iemand zijn van buiten de organisatie;
6. vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de  werkgever te fungeren; 
7. adviespunt klokkenluiders: het adviespunt dat is ingesteld bij het Tijdelijk besluit Commissie  advies- en verwijspunt klokkenluiden (zie Staatsblad 2011, 427 en Staatsblad 2015, 202);
8. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis voor  klokkenluiders, 
9. melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van  deze regeling; 
10. melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld  op grond van deze regeling; 
11. hoogste leidinggevende: het orgaan of de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de  organisatie van de werkgever; 
12. interne toezichtorgaan: het orgaan dat binnen de organisatie van de werkgever toezicht houdt  op de hoogst leidinggevende; 
13. hoogste verantwoordelijke: het interne toezichtorgaan of als de organisatie van de werkgever  geen intern toezichtorgaan heeft, de hoogste leidinggevende; 
14. contactpersoon: degene die door de hoogste leidinggevende na ontvangst van de melding, in  overleg met de melder, is aangewezen, als contactpersoon met het oog op het tegengaan van  benadeling; 
15. onderzoekers: degenen aan wie de hoogste leidinggevende het onderzoek naar de misstand  opdraagt; 
16. externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in  aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;
17. externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het  redelijk oordeel van de melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede  misstand te kunnen oplossen of doen oplossen; 
18. afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders

2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen. 

Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer 

1. Een werknemer kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. 
2. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie,  advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.  
3. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer ook het adviespunt klokkenluiders verzoeken om  informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 3. Interne melding door een werknemer van de werkgever 

1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie  van zijn werkgever kan daarvan melding doen bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie  hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij. Indien de werknemer een redelijk vermoeden heeft  dat de hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij  de melding ook bij de Raad van Toezicht doen. In dat geval dient in deze regeling voor “de hoogste  leidinggevende” verder “Raad van Toezicht” te worden gelezen. 
2. De werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van  zijn werkgever ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in  overleg met de werknemer, door naar een leidinggevende als bedoeld in het vorige lid,  respectievelijk de Raad van Toezicht.

Artikel 4. Interne melding door een werknemer van een andere organisatie 

1. Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de  werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de  organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen bij iedere leidinggevende die binnen de  organisatie van de werkgever hiërarchisch een gelijke of een hogere positie bekleedt dan hij. Indien  de werknemer van een andere organisatie een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste  leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook  bij de Raad van Toezicht doen. In dat geval dient in deze regeling voor “de hoogste leidinggevende”  verder “de Raad van Toezicht ” te worden gelezen. 
2. De werknemer van een andere organisatie als bedoeld in het vorige lid kan het vermoeden van een  misstand binnen de organisatie van de werkgever ook melden via de vertrouwenspersoon. De  vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar een leidinggevende  als bedoeld in het vorige lid, respectievelijk de Raad van Toezicht.

Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling 

1. De werkgever zal de melder (en personen in de omgeving van melder, als partner, familie of directe  collega) niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een  vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij de werkgever, een andere organisatie, of een  externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3. 
2. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval, maar niet uitsluitend, verstaan het nemen  van een benadelende maatregel, zoals: 

1. het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;  
2. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband; 
3. het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;  
4. het treffen van een disciplinaire maatregel;  
5. het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of  collega’s van de melder, 
6. de opgelegde benoeming in een andere functie;  
7. het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek;
8. het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek; 
9. het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder; 
10. het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe; 
11. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van  vergoedingen;  
12. het onthouden van promotiekansen;  
13. het niet accepteren van een ziekmelding, of het de werknemer als ziek geregistreerd laten.
14. het afwijzen van een verlofaanvraag; 
15. het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek; 

3. Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de melder  aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te  nemen, maar de maatregel die de werkgever neemt niet in redelijke verhouding tot staat tot die  grond. 
4. Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat  tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze  maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar  behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 
5. De werkgever draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden  van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden vaneen vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk  functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan: 

1. het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;  
2. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het  functioneren van de melder; 
3. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de  melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd; 
4. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als  hij zijn melding doorzet. 

6. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop  aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder 

1. De op de voet van artikel 9 lid 6 aangewezen contactpersoon bespreekt onverwijld, samen met de  melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden  verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De  contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter  goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 
2. Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met  de contactpersoon. De contactpersoon en de melder bespreken ook welke maatregelen genomen  kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke  vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder.  De contactpersoon stuurt het verslag onverwijld door aan de hoogste leidinggevende. De melder  ontvangt hiervan een afschrift. 
3. De hoogste leidinggevende draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen  te gaan worden genomen.

Artikel 7. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling 

1. De werkgever zal de adviseur die in dienst is van de werkgever niet benadelen vanwege het  fungeren als adviseur van de melder. 
2. De werkgever zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze  regeling beschreven taken. 
3. De werkgever zal de contactpersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling  beschreven taken. 
4. De werkgever zal de personen in de omgeving van melder (als partner, familie en directe collega),  niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken. 
5. De werkgever zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in  verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. 
6. De werkgever zal een werknemer niet benadelen in verband met het door hem aan de onderzoekers  verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.
7. Op benadeling van de in lid 1 t/m 5 bedoelde personen zijn artikel 5 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige  toepassing. 

Artikel 8. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

1. De werkgever draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding  betrokken zijn.
2.  Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de  melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de  informatie over de melding vertrouwelijk om. 
3. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon  en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle  correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de  vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder. 
4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de  adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de adviseur.

Artikel 9. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

1. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid  mondeling bij een leidinggevende doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting  voorziet, draagt deze leidinggevende, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke  vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder.  De melder ontvangt hiervan een afschrift. 
2. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid  mondeling via de vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge  toelichting voorziet, draagt deze vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een  schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan  de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 
3. De leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de hoogste  leidinggevende binnen de organisatie van de werkgever. 
4. Indien de melder of de leidinggevende bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden hebben  dat de hoogst leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, stuurt de  leidinggevende de melding onverwijld door aan de Raad van Toezicht binnen de organisatie van de  werkgever. In dat geval dient in deze regeling voor “de hoogste leidinggevende” verder “de Raad  van Toezicht ” te worden gelezen. 
5. De hoogste leidinggevende stuurt de melder onverwijld een bevestiging dat de melding is  ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding,  de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. 
6. Na ontvangst van de melding wijst de hoogste leidinggevende, in overleg met de melder, onverwijld  een contactpersoon aan met het oog op het tegengaan van benadeling. 
7. De melder ontvangt binnen 7 dagen na de melding een ontvangstbevestiging.

Artikel 10. Behandeling van de interne melding door de werkgever  

1. De hoogste leidinggevende stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand  of onregelmatigheid, tenzij:  

1. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of 
2. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een  misstand of onregelmatigheid. 

2. Indien de hoogste leidinggevende besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar  binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op  grond waarvan de hoogste leidinggevende van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op  redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een  vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 
3. De hoogste leidinggevende beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 van de  interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de hoogste leidinggevende de melder  hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De hoogste leidinggevende draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en  onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk  betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.  
5. De hoogste leidinggevende informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is  ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De hoogst leidinggevende stuurt de melder  daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 
6. De hoogste leidinggevende informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de  melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het  onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek 

1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen  zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en  ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 
2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke  vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene  die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.  
3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en  opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. 
4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs  nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid  daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een  afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 12. Standpunt van de werkgever 

1. De hoogste leidinggevende informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over  het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand of  onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 
2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, informeert de  hoogste leidinggevende de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke  termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. De verlenging van de termijn mag maximaal vier  weken bedragen. 
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de hoogste leidinggevende of een externe instantie als  bedoeld in artikel 14 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het  onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien  de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift,  tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 
4. Lid 1 t/m 3 zijn van overeenkomstige toepassing op de personen op wie de melding betrekking heeft,  tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 13. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de  werkgever te reageren. 
2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever  onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijkof niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever  sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig  een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 10 t/m 13  van overeenkomstige toepassing. 
3. Indien de werkgever een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 op de hoogte brengt of heeft  gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het  standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

Artikel 14. Externe melding 

1. De melder kan er ook voor kiezen een externe melding te doen. De melder kan de externe melding  doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in  aanmerking komt (het huis voor klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit). Onder externe  instantie wordt in ieder geval verstaan: 

1. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten; 
2. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens  enig wettelijk voorschrift; 
3. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden  gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. 

2. Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het  belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een  externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de  vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.

Artikel 15. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder 

1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van  een vermoeden van een misstand, kan de hoogste leidinggevende verzoeken om onderzoek te doen  naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. 
2. De artikelen 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing. 
3. Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 7 lid 1 t/m 5 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing. 
4. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een  onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen naar  aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 16. Publicatie, rapportage en evaluatie 

1. De hoogste leidinggevende draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet  en openbaar wordt gemaakt op de website van de werkgever. 
2. De hoogste leidinggevende stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan  met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze  regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval: 

1. Informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het  melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar  te voeren beleid op dit vlak; 
2. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de  uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever; 
3. algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; d. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het  doen van een melding van een vermoeden van een misstand en een indicatie van de  uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.

3. De hoogste leidinggevende stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter  bespreking aan de Ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de  Ondernemingsraad wordt besproken. 
4. De hoogste leidinggevende stelt de Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het  beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en  onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. De  hoogste leidinggevende draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraad  in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Ondernemingsraad voor.

Artikel 17. Inwerkingtreding regeling en intrekking vigerende regeling 

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024. 
2. Deze regeling wordt aangehaald als de regeling voor het omgaan met het melden van een  vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Geriant, of kortweg regeling omgaan met  melden vermoeden misstand of onregelmatigheid Geriant.

Toelichting op (model) regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid

Artikel 1. Begripsbepalingen 

Lid 1 onder a. Werknemer 

Deze regeling verstaat, in overeenstemming met de wet Huis voor Klokkenluiders (verder wet HvK), onder  werknemer: 

1. degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid  verricht of heeft verricht; en 
2. degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht.

Wie is werknemer 

Onder werknemer die ‘anders dan uit dienstbetrekking arbeid verrichten of hebben verricht’ (zie onder ii  hierboven), vallen in ieder geval zzp-ers, stagiaires en vrijwilligers. 

Werknemer van andere organisatie 

Deze regeling geldt niet alleen voor werknemers van de werkgever die de regeling heeft vastgesteld  (Geriant), maar ook voor werknemers van een andere organisatie die door hun werk met de organisatie van  deze werkgever in aanraking zijn gekomen. Dit kunnen uitzendkrachten of gedetacheerden zijn, maar  bijvoorbeeld ook consultants, werklieden, schoonmakers, etc. Daarnaast moet bij deze groep worden  gedacht aan werknemers van een andere organisatie die door samenwerking met deze werkgever op de  hoogte zijn geraakt van een vermoede misstand bij deze werkgever. Onder de groep werknemers van een  andere organisatie kunnen ook ambtenaren vallen. 

Eigen werknemer en werknemer van andere organisatie 

In deze regeling wordt met werknemer telkens op beide typen werknemer gedoeld. Alleen artikel 3 en 4  hebben specifiek betrekking op respectievelijk een werknemer van deze werkgever en een werknemer van  een andere organisatie.

Lid 1 onder b. Werkgever 

De definitie van werkgever sluit aan bij de definitie in de wet HvK. Echter, wanneer in deze regeling van  werkgever wordt gesproken, wordt daarmee specifiek gedoeld op de werkgever die deze regeling heeft  vastgesteld: Geriant. 

Lid 1 onder c. Vermoeden van een misstand 

Toevoegingen ten opzichte van wet HvK 

Ten opzichte van de definitie van vermoeden van een misstand in de wet HvK zijn in deze regeling de  volgende toevoegingen gedaan: 

• onder 2e sub i t/m viii is telkens (een variant van) het woord “(dreigend)” toegevoegd, en
• als vormen van misstanden zijn de beschrijvingen onder 2e sub vi t/m viii toegevoegd. 

Deze toevoegingen sluiten aan bij veel bestaande (model)regelingen, waaronder de modelregeling van de  Stichting van de Arbeid (STAR) en de modelregeling van de gezamenlijke Branche Organisaties Zorg (BOZ).

Vanuit het oogpunt van het voorkomen van het optreden van misstanden is het wenselijk dat een werknemer  ook bij een dreigende misstand al een interne melding kan doen. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht  aan de situatie waarin de beslissing die tot het optreden van de vermoede misstand zal leiden al wel is  genomen maar deze beslissing nog niet tot uitvoering is gekomen.

Redelijke gronden 

Het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dat betekent dat de melder niet  hoeft te bewijzen dat sprake is van een misstand, maar hij moet zijn vermoeden wel enigszins kunnen  onderbouwen. Het vermoeden moet voldoende concreet zijn en zijn gebaseerd op eigen waarneming of  documenten (bijvoorbeeld e-mails, verslagen, brieven, foto’s etc.). Verhalen van horen zeggen zijn  bijvoorbeeld niet voldoende. 

Maatschappelijk belang 

Wanneer bij een misstand het maatschappelijk belang in het geding is, kan niet in zijn algemeenheid worden  gezegd en zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Het gaat hier in principe om situaties die het  niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgen, bijvoorbeeld doordat sprake is van een zekere  mate van ernst of omvang of van een structureel karakter. 

Ter illustratie een voorbeeld. Een diefstal van enkele zaken door één individu is nog geen misstand waarbij  het maatschappelijk belang in het geding is. Het maatschappelijk belang kan echter wel in het geding komen  als het gaat om meerdere diefstallen of dure zaken, zeker als de diefstallen worden gepleegd door  werknemers die juist tot taak hebben die goederen te bewaken of als de diefstallen door de leiding van het  bedrijf worden gedoogd of de leiding zelf deelt in de buit.

Lid 1 onder d. Vermoeden van een onregelmatigheid 

Algemeen 

Ten opzichte van de wet HvK is de mogelijkheid toegevoegd om intern melding te doen van een vermoeden  van een onregelmatigheid. Deze toevoeging is optioneel. 

Deze toevoeging is ontleend aan de bestaande modelregeling van de gezamenlijke Branche Organisaties  Zorg (BOZ). Zorgorganisaties zijn op grond van artikel 3.1.5 van de Zorgbrede Governancecode verplicht  ook de mogelijkheid te bieden om melding te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid. 

Minder ernstig 

Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand. Bij een onregelmatigheid gaat het om  een onvolkomenheid of ongerechtigheid die niet zo ernstig is dat daarbij het maatschappelijk belang in het  geding is. 

Reden voor toevoeging 

De mogelijkheid intern melding te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid is toegevoegd: – omdat het in het belang is van zowel werkgever als werknemers indien werknemers hier intern melding van  kunnen doen, zodat de werkgever in staat wordt gesteld het betreffende probleem op te lossen; en – omdat het in overeenstemming is met het recht op vrije meningsuiting op de werkvloer dat de werkgever  een werknemer die intern melding wil doen van een vermoede onregelmatigheid daar de mogelijkheid toe  biedt en hem beschermt tegen benadeling in zijn arbeidspositie.

Redelijke gronden 

De definitie vereist onder meer dat het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden. Zie verder de  toelichting bij lid 1 onder c.

Lid 1 onder e. Adviseur 

De adviseur is de persoon die door de werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden  van een misstand. Dat moet een persoon zijn die een geheimhoudingsplicht heeft. Hieronder vallen in ieder  geval de vertrouwenspersoon, een adviseur van het Adviespunt Klokkenluiders een advocaat, een jurist van  een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar en een bedrijfsarts.  

De rol van de adviseur is geregeld in artikel 2 lid 1 en artikel 8 lid 4. 

Bescherming tegen benadeling van de adviseur die in dienst is van de werkgever is geregeld in artikel 7 lid 1  en 6. 

Lid 1 onder f. Vertrouwenspersoon 

De vertrouwenspersoon is degene die is aangewezen om voor de organisatie van de werkgever als  vertrouwenspersoon te fungeren. Dit kan afhankelijk van de keuze van de werkgever een interne  vertrouwenspersoon en/of een externe vertrouwenspersoon zijn.  

De vertrouwenspersoon kan een rol spelen bij de advisering en ondersteuning van de werknemer (zie artikel  2 lid 2) en bij het doen van de melding (zie artikel 3 lid 2, artikel 4 lid 2, artikel 8 lid 3 en artikel 9 lid 2). 

Bescherming tegen benadeling van de vertrouwenspersoon is geregeld in artikel 7 lid 2 en 6. 

Lid 1 onder g. Adviespunt Klokkenluiders 

De dienstverlening van het Adviespunt Klokkenluiders is vertrouwelijk, onafhankelijk en gratis. Meer  informatie en de contactgegevens van het Adviespunt Klokkenluiders zijn te vinden op:  https://www.adviespuntklokkenluiders.nl.  

Wanneer de wet HvK in werking treedt, zal de advies- en verwijsfunctie van het Adviespunt Klokkenluiders  worden overgenomen door de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders (zie artikel 1 lid 1 onder h),  waarin het Adviespunt Klokkenluiders zal opgaan. 

De werknemer kan het Adviespunt Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake  het vermoeden van een misstand (zie artikel 2 lid 3).

Lid 1 onder k. Hoogste leidinggevende 

De hoogste leidinggevende, ofwel het orgaan of de persoon die de (dagelijkse) leiding heeft over de  organisatie van de werkgever, is vaak de Raad van Bestuur, directie of directeur van de organisatie van de  werkgever.  

De rol van de hoogste leidinggevende is geregeld in artikel 6 lid 3 en artikel 9, 10, 12, 15 en 16. 

Lid 1 onder l. Interne toezichtorgaan 

Als de organisatie van de werkgever een intern toezichtsorgaan heeft, ofwel een orgaan dat binnen de  organisatie van de werkgever toezicht houdt op de hoogst leidinggevende, is dat vaak de Raad van  Toezicht, de Raad van Commissarissen of bijvoorbeeld het stichtingsbestuur.  

De rol van het interne toezichtorgaan is geregeld in artikel 3 en 4 en artikel 9 lid 4. 

Lid 1 onder n. Contactpersoon 

Artikel 9 lid 6 bepaalt dat de hoogste leidinggevende zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding, in  overleg met de melder, een contactpersoon aanwijst met het oog op het tegengaan van benadeling van de  melder. 

Dit kan een vertrouwenspersoon zijn of een werknemer die binnen de organisatie hiërarchisch een gelijke of  hogere positie bekleedt dan de melder. Het is van belang dat de contactpersoon iemand is in wie de melder  vertrouwen heeft. Daarom wordt de contactpersoon aangewezen in overleg met de melder. 

Omdat benadeling al in een vroeg stadium kan optreden, is het van belang dat de contactpersoon zo  spoedig mogelijk na ontvangst van de melding aan het werk kan gaan. Daarom schrijft artikel 9 lid 6 voor dat  deze contactpersoon zo spoedig mogelijk wordt aangewezen, dat wil zeggen diezelfde dag of binnen één of  enkele dagen. 

Artikel 6 regelt wat deze contactpersoon en de hoogste leidinggevende doen om benadeling van de melder  tegen te gaan.  

Bescherming tegen benadeling van de contactpersoon is geregeld in artikel 7 lid 3 en 6. 

Lid 1 onder o. Onderzoekers 

De hoogste leidinggevende draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn,  en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest  bij de vermoede misstand of onregelmatigheid (zie artikel 10 lid 4). 

De rol van de onderzoekers is verder geregeld in artikel 11.

Lid 1 onder p. Externe instantie 

De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor het meest in aanmerking komt  (artikel 14 lid 3). Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan: 

a. een instantie die zich bezig houdt met de opsporing van strafbare feiten; 

b. een instantie die toezicht houdt op de naleving van wet- en regelgeving; 

c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld,  waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. 

De rol van de externe instantie is verder geregeld in artikel 5 lid 1, artikel 10 lid 3, artikel 12 lid 3 en artikel 13  lid 3. 

Lid 1 onder q. Externe derde  

Onder omstandigheden kan de melder ook een derde, die geen externe instantie is, op de hoogte brengen  van het vermoeden van een misstand. Zo’n externe derde kan bijvoorbeeld een minister, leden van de  Tweede Kamer of een maatschappelijke organisatie zijn en in het uiterste geval kan dit de media zijn.  

De voorwaarden voor het zetten van deze stap en de rol van de externe derde is geregeld in artikel 14 lid 4.  Zie verder met name de toelichting bij artikel 14 lid 4. 

Lid 1 onder r. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders 

De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie, waaronder de afdeling onderzoek van het  Huis voor Klokkenluiders (zie artikel 14 lid 3 onder c). In de toelichting bij artikel 14 lid 3 wordt op deze  mogelijkheid ingegaan. 

De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in  te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de  melding van een vermoeden van een misstand (zie artikel 15 lid 4). Zie verder de toelichting bij artikel 15 lid  4.

Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer 

Een werknemer die denkt dat sprake zou kunnen zijn van een misstand, heeft de mogelijkheid dit te  bespreken met een adviseur, de vertrouwenspersoon en het adviespunt klokkenluiders c.q. (vanaf de  oprichting van het Huis) de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. 

Lid 1 

Een adviseur is een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een  werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand (zie artikel 1 lid 1  onder e). Hieronder vallen in ieder geval de vertrouwenspersoon, een adviseur van het Adviespunt  Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar en  een bedrijfsarts.

Lid 2 

De vertrouwenspersoon is degene die is aangewezen om voor de organisatie van de werkgever als  vertrouwenspersoon te fungeren (zie artikel 1 lid 1 onder f). Dit kan afhankelijk van de keuze van de  werkgever een interne vertrouwenspersoon en/of een externe vertrouwenspersoon zijn. 

Lid 3 

De dienstverlening van het Adviespunt Klokkenluiders is vertrouwelijk, onafhankelijk en gratis. Meer  informatie en de contactgegevens van het Adviespunt Klokkenluiders zijn te vinden op:  https://www.adviespuntklokkenluiders.nl.  

Wanneer de wet Huis voor Klokkenluiders in werking treedt, zal de advies- en verwijsfunctie worden  overgenomen door de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders (zie artikel 1 lid 1 onder h), waarin  het adviespunt zal opgaan. 

De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders is ingesteld bij wet HvK. De dienstverlening van de  afdeling advies van het Huis is vertrouwelijk, onafhankelijk en gratis.

Artikel 3. Interne melding door een werknemer van de werkgever 

Lid 1

Deze bepaling is in overeenstemming met de wet HvK (zie artikel 6 lid 1 onder e en f wet HvK) en biedt een  eigen werknemer, afhankelijk van de ernst en omvang van de vermoede misstand of onregelmatigheid en  afhankelijk van wie daarbij betrokken zijn, de mogelijkheid zelf af te wegen op welke plek en op welk niveau  binnen de organisatie hij de melding het beste kan doen. 

De leidinggevende bij wie de melding wordt gedaan behoeft niet een (direct) leidinggevende in de lijn te zijn. 

Aan het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid zijn geen formele vereisten  verbonden. Het doen van een melding is vormvrij en kan zowel mondeling als schriftelijk worden gedaan. Als  de werknemer de melding mondeling doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting  voorziet, draagt de leidinggevende bij wie de melding is gedaan, zorg voor een schriftelijke vastlegging  daarvan (artikel 9 lid 1). 

In geval van een redelijk vermoeden dat de hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand of  onregelmatigheid betrokken is, kan de interne melding worden gedaan bij de interne toezichtinstantie. Is er  sprake van een vermoeden van een misstand en is er geen interne toezichtinstantie of is deze bij de  vermoede misstand betrokken, dan kan de melder direct een externe melding doen (zie artikel 14 lid 2 onder  b). 

Lid 2

Lid 2 regelt de mogelijkheid voor een eigen werknemer om de interne melding via de vertrouwenspersoon te  doen. De vertrouwenspersoon fungeert dan als doorgeefluik, waardoor de vertrouwelijke omgang met de  identiteit van de melder extra zal zijn gewaarborgd (zie verder artikel 8 lid 3). Dit brengt mee dat in dat geval  de vertrouwenspersoon via wie de melding is gedaan, zorg draagt voor een schriftelijke vastlegging van een  mondelinge melding of een mondelinge toelichting daarbij (artikel 9 lid 2).

De vertrouwenspersoon is er voor de werknemer (zie ook artikel 2 lid 2) en is daarom zelf niet bij de  behandeling van de melding betrokken. Dat is de reden dat de melding niet bij maar via de  vertrouwenspersoon kan worden gedaan. 

De vertrouwenspersoon overlegt met de werknemer aan welke leidinggevende de melding zal worden  doorgestuurd.

Artikel 4. Interne melding door een werknemer van een andere organisatie 

Lid 1 

Deze bepaling is in overeenstemming met de wet HvK. Uit de definitie van ‘vermoeden van een misstand’ in  de wet HvK volgt immers dat een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met  de organisatie van deze werkgever in aanraking is gekomen, ook een melding van een vermoeden van een  misstand bij deze werkgever moet kunnen doen. 

Lid 1 biedt een werknemer van een andere organisatie, afhankelijk van de ernst en omvang van de  vermoede misstand en afhankelijk van wie daarbij betrokken zijn, de mogelijkheid zelf af te wegen op welke  plek en op welk niveau binnen de organisatie van de werkgever hij de melding het beste kan doen. Omdat  de groep werknemers van een andere organisatie zo’n brede groep is, is ervoor gekozen hen alleen de  mogelijkheid te bieden melding te doen van een vermoeden van een misstand. De mogelijkheid om melding  te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid is beperkt tot eigen werknemers van de werkgever. 

Zie verder de toelichting bij artikel 3 lid 1. 

Lid 2 

Lid 2 regelt de mogelijkheid voor een werknemer van een andere organisatie om de interne melding via de  vertrouwenspersoon te doen. Zie verder de toelichting bij artikel 3 lid 2. 

Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling 

Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden  voor het goed en zorgvuldig omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of  onregelmatigheid.  

Van benadeling is sprake als de melder in verband met het doen van een melding slechter wordt behandeld  dan hij zou zijn behandeld als hij geen melding had gedaan. Deze benadeling kan ook al plaatsvinden in de  aan de melding voorafgaande fase. Dit is de fase waarin de toekomstige melder van de kwestie op de  hoogte is geraakt en intern is begonnen daarover vragen te stellen of zijn mening daarover kenbaar te  maken. 

Bescherming tegen benadeling betekent niet alleen dat de werkgever zich onthoudt van het nemen van  benadelende maatregelen. De werkgever heeft ook de verantwoordelijkheid ervoor zorg te dragen dat  leidinggevenden en collega’s de melder niet door bepaalde gedragingen feitelijk benadelen.  

De bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode. Waar het om gaat is dat de  melder niet in verband met het doen van een melding wordt benadeeld.

Voor de volledigheid zij opgemerkt dat de bescherming tegen benadeling betrekking heeft op de eigen  werknemer in twee te onderscheiden situaties. 

• In de eerste situatie speelt de vermoede misstand zich af bij de eigen werkgever en doet de werknemer de  melding bij deze werkgever. 
• In de tweede situatie speelt de vermoede misstand zich af bij een andere organisatie waarmee de  werknemer door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen. In dat  geval kan de werknemer de melding bij die andere organisatie doen. De melding zelf zal dan door die  andere organisatie worden behandeld. Ook dan geldt echter dat de eigen werkgever de melder niet mag  benadelen als gevolg van het doen van een melding bij die andere organisatie. 

Daarnaast is de bescherming tegen benadeling van toepassing op de werknemer van een andere  organisatie die bij deze werkgever een melding doet van een vermoeden van een misstand (zie de  toelichting bij artikel 4 lid 1). Deze werkgever mag immers ook een werknemer van een andere organisatie  niet benadelen als gevolg van het doen van een melding. In de praktijk is deze bescherming vooral van  belang voor de werknemer die voor zijn arbeidspositie van deze werkgever afhankelijk is, zoals de  uitzendkracht en de gedetacheerde. 

Lid 1 

Lid 1 sluit aan bij de beschermingsbepaling in de wet HvK.  

De woorden “in verband met” brengen tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te  gedragen meebrengt dat de werkgever de werknemer ook in de aan de melding voorafgaande fase dient te  beschermen tegen benadeling. 

Lid 1 vereist, evenals de beschermingsbepaling in de wet HvK, dat de werknemer de melding te goeder  trouw en naar behoren doet. Hiermee wordt bedoeld dat de melder de melding doet in overeenstemming  met deze regeling en dat de melder niet een valse of leugenachtige melding doet. De melder behoeft niet  aan te tonen dat hij te goeder trouw is. 

Ten opzichte van de beschermingsbepaling in de wet HvK is nog toegevoegd dat bescherming tegen  benadeling ook geldt bij het melden van een vermoeden van een onregelmatigheid (zie de toelichting bij  artikel 1 lid 1 onder d). 

Lid 2 

Lid 2 geeft onder a t/m o voorbeelden van maatregelen waarbij sprake is van benadeling als de werkgever  deze neemt in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een  misstand of onregelmatigheid. Deze opsomming is niet limitatief. 

Voor de volledigheid zij opgemerkt dat het door een leidinggevende nemen van een maatregel als bedoeld  in lid 2 rechtstreeks wordt toegerekend aan de werkgever. Indien daarbij sprake is van benadeling levert dat  schending op van artikel 5 lid 1.

Lid 3 

Lid 3 maakt duidelijk dat benadeling ook aan de orde is als een redelijke grond aanwezig is om de melder  aan te spreken op zijn functioneren of een maatregel tegen hem te nemen, maar de werkgever in verband  met het doen van een melding een zwaardere maatregel neemt dan redelijkerwijs gerechtvaardigd is, of de  werkgever tegen de melder een zwaardere maatregel neemt dan hij onder vergelijkbare omstandigheden  doet tegen anderen die geen melding hebben gedaan. 

Lid 4 

De in lid 4 opgenomen motiveringsplicht is een voorzorgsmaatregel die de werkgever helpt om benadeling  van de melder door zijn leidinggevenden te voorkomen. Indien de voorgenomen maatregel geen verband  houdt met het doen van de melding, zal de leidinggevende zonder enig bezwaar kunnen aangeven waarom  het nemen van deze maatregel nodig is. 

Lid 5 

Lid 5 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de  werkgever een zorgplicht heeft en gehouden is de melder actief te beschermen tegen benadeling als gevolg  van feitelijke gedragingen van leidinggevenden en collega’s. 

Lid 5 geeft onder a t/m d voorbeelden van feitelijke gedragingen van leidinggevenden en collega’s waarbij  sprake is van benadeling. 

Lid 5 onder c doelt op de situatie waarin niet met zoveel woorden een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of  contactverbod wordt opgelegd, maar de leidinggevende bijvoorbeeld in een gesprek een daartoe strekkend  verzoek doet en dat vervolgens als een gemaakte afspraak aanmerkt. 

Lid 6

Lid 6 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de  werkgever, in voorkomend geval, gehouden is actief handhavend op te treden. De werkgever zal daarbij  afhankelijk van de ernst van de benadeling en het aandeel van de betreffende werknemer daarin moeten  beoordelen welke wijze van optreden afdoende zal zijn om de bescherming van de melder tegen benadeling  daadwerkelijk te effectueren.

Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder 

Artikel 9 lid 6 bepaalt dat de hoogste leidinggevende zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding, in  overleg met de melder, een contactpersoon aanwijst met het oog op het tegengaan van benadeling van de  melder. 

Dit kan een vertrouwenspersoon zijn of een werknemer die binnen de organisatie hiërarchisch een gelijke of  hogere positie bekleedt dan de melder. Het is van belang dat de contactpersoon iemand is in wie de melder  vertrouwen heeft. Daarom wordt de contactpersoon aangewezen in overleg met de melder. 

Omdat benadeling al in een vroeg stadium kan optreden, is het van belang dat de contactpersoon zo  spoedig mogelijk na ontvangst van de melding aan het werk kan gaan. Daarom schrijft artikel 9 lid 6 voor dat  deze contactpersoon onverwijld wordt aangewezen, dat wil zeggen diezelfde dag of binnen één of enkele  dagen. 

Artikel 6 regelt wat deze contactpersoon en de hoogste leidinggevende doen om benadeling van de melder  tegen te gaan.

Lid 1 

Lid 1 is van belang om benadeling van de melder zoveel mogelijk te voorkomen en om, als toch benadeling  optreedt, daar zo snel en adequaat mogelijk op te reageren. 

Van risico’s op benadeling zal sprake zijn als het risico bestaat dat direct leidinggevenden en/of directe  collega’s van de melder zich negatief zullen gaan uitlaten over het feit dat iemand een melding heeft gedaan  of het de melder kwalijk zullen nemen dat hij de melding heeft gedaan. Dat risico is bijvoorbeeld reëel als  één of meer van hen direct of indirect bij de vermoede misstand betrokken zijn of als zij bevriend zijn met of  anderszins loyaal zijn aan één of meer medewerkers die direct of indirect bij de vermoede misstand  betrokken zijn. 

Op welke wijze risico’s op benadeling van de melder het beste kunnen worden verminderd, zal afhangen van  de situatie zoals die zich voordoet binnen de organisatie. In geval van een situatie als hierboven beschreven  zou de werkgever de betreffende medewerkers kunnen aangeven welke houding en wat voor wijze van  gedragen de werkgever in deze situatie van hen verwacht en welke houding en wat voor wijze van gedragen  de werkgever in deze situatie niet acceptabel vindt.

Artikel 7. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling 

Lid 1 t/m 3 

Lid 1 t/m 3 brengen tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt  dat de werkgever ook verplicht is de adviseur die in dienst is van de werkgever, de vertrouwenspersoon en  de contactpersoon te beschermen tegen benadeling vanwege het uitoefenen van de aan hen toebedeelde  rol. Uiteraard zijn de hier bedoelde personen verplicht zich daarbij als een goed werknemer te gedragen. 

Lid 4 

Lid 4 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de  werkgever ook verplicht is een werknemer die gehoord is door de onderzoekers te beschermen tegen  benadeling in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. 

Lid 5

Lid 5 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de  werkgever ook verplicht is een werknemer die aan de onderzoekers documenten verstrekt waarvan hij  redelijkerwijs nodig kan achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van kunnen  nemen, te beschermen tegen benadeling in verband daarmee. 

Lid 6

Lid 6 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de  bescherming tegen benadeling zoals geregeld in artikel 5 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige toepassing is op  de in artikel 7 lid 1 t/m 5 genoemde personen.

Artikel 8. Vertrouwelijke omgang met de identiteit van de melder 

Lid 2 

Als leidinggevenden en/of collega’s weten wie de melding heeft gedaan en hem dit kwalijk nemen, kan dat  leiden tot benadeling van de melder. Daarom is het van belang dat de identiteit van de melder zoveel als  mogelijk vertrouwelijk wordt behandeld. Concreet betekent dit dat de groep personen die weet wie de melder  is, niet groter zal mogen zijn dan voor een goede uitvoering van deze regeling noodzakelijk is. 

Voor het buiten deze groep van personen bekend maken van de identiteit van de melder is uitdrukkelijke  schriftelijke instemming noodzakelijk. In deze instemmingsverklaring zal specifiek moeten worden  aangegeven aan wie of aan welke groep van personen de identiteit van de melder bekend mag worden  gemaakt. 

Lid 3 

Als de melding via de vertrouwenspersoon wordt gedaan en de melder geen toestemming geeft zijn identiteit  bekend te maken, zal alleen de vertrouwenspersoon weten wie de melder is. Dit wordt gewaarborgd door  alle correspondentie over de melding via de vertrouwenspersoon te laten verlopen.  

Lid 4 

Vertrouwelijke behandeling van de identiteit van de adviseur is van belang voor zowel de melder als de  adviseur. Dat is de reden dat voor het bekend maken van de identiteit van de adviseur de uitdrukkelijke  schriftelijke instemming van beiden noodzakelijk is. In deze instemmingsverklaring zal specifiek moeten  worden aangegeven aan wie of aan welke groep van personen de identiteit van de adviseur bekend mag  worden gemaakt.

Artikel 9. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding 

Lid 1 en 2 

Zie voor de mogelijkheden om een interne melding te doen artikel 3 en 4. Aan het melden van een  vermoeden van een misstand of onregelmatigheid zijn geen formele vereisten verbonden. Het doen van een  melding is vormvrij en kan zowel mondeling als schriftelijk worden gedaan. 

Lid 1 en 2 regelen dat de inhoud van de melding schriftelijk wordt vastgelegd. Hiermee wordt voorkomen dat  hier in een later stadium verschil van inzicht over ontstaat. 

Lid 3 

De behandeling van de melding valt onder de verantwoordelijkheid van de hoogste leidinggevende. Vandaar  dat de leidinggevende bij wie de melding is gedaan de melding zo spoedig mogelijk aan hem moet  doorsturen. 

Lid 5 

Deze bepaling waarborgt dat de melder inhoudelijk op de hoogte wordt gesteld van de ontvangst van de  interne melding door de hoogste leidinggevende. De melder heeft immers een gerechtvaardigd belang door  de werkgever in staat te worden gesteld om na te gaan of de melding goed en zorgvuldig wordt behandeld.

Lid 6 

Zie voor een beschrijving van de rol van de contactpersoon in deze regeling de toelichting bij artikel 6.

Artikel 10. Behandeling van de interne melding door de werkgever 

Lid 1 

Naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid wordt in  beginsel altijd een onderzoek ingesteld. Hierop zijn twee uitzonderingen. 

De eerste uitzondering (onder a) is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden. Zie voor wat  hieronder wordt verstaan de toelichting bij artikel 1 lid 1 onder c. 

De tweede uitzondering (onder b) is de situatie dat reeds op voorhand, dus zonder onderzoek te doen,  duidelijk is dat de gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.  Dat is het geval als op voorhand duidelijk is: 

• dat met de gemelde gedragingen of gebeurtenissen niets mis is, of 
• dat de gemelde gedragingen of gebeurtenissen niet ernstig genoeg zijn om als een vermoeden van een  misstand of onregelmatigheid te kunnen worden aangemerkt.

Lid 3 

Algemeen 

Een interne melding van een vermoeden van een misstand kan voor de werkgever aanleiding zijn om een  externe instantie van deze melding op de hoogte te brengen. Dit kan voortvloeien uit een meldplicht, maar  kan ook worden ingegeven door het eigen belang van de werkgever of vanuit het oogpunt van  maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. 

Lid 3 regelt dat deze beoordeling ook al in het stadium van het in behandeling nemen van de melding wordt  gemaakt.  

Ernstige bezwaren 

De zinsnede “tenzij daartegen ernstige bezwaren bestaan” brengt tot uitdrukking dat dit alleen in een  uitzonderlijke situatie aan de orde zal zijn. Bij de afweging of daar sprake van is, zal de werkgever moeten  meewegen: 

• dat de melder een gerechtvaardigd belang heeft om na te kunnen gaan of de kennisgeving aan de externe  instantie goed en zorgvuldig geschiedt, en 
• dat de melder een geheimhoudingsplicht heeft tegenover de werkgever en de werkgever van de melder  mag verwachten dat hij met alle gegevens en documenten die verband houden met de melding zorgvuldig  omgaat. 

Indien desalniettemin tegen het zenden van een afschrift aan de melder ernstige bezwaren bestaan, stuurt  de werkgever de melder een samenvatting waarin de informatie waartegen de ernstige bezwaren bestaan  wordt weggelaten. 

Lid 4 

Indien de melder aanwijzingen zou hebben dat de onderzoekers niet onafhankelijk en onpartijdig zijn of zelfs  betrokken zouden zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid, kan hij de hoogste  leidinggevende daarvan op de hoogte stellen. De hoogste leidinggevende zal dan moeten beoordelen of de  onderzoekers aan de vereisten van lid 4 voldoen.

Lid 5 

Zie voor de uitzonderlijke situatie dat er ernstige bezwaren bestaan de toelichting bij lid 3.

Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek 

Lid 2 t/m 4 

Zie voor werknemers die bij het onderzoek betrokken raken de beschermingsbepalingen in artikel 7 lid 4 t/m  6. 

Lid 5 en 6 

Zie voor de uitzonderlijke situatie dat er ernstige bezwaren bestaan de toelichting bij artikel 10 lid 3. 

Artikel 12. Standpunt van de werkgever 

Lid 1 en 2 

De uit deze bepalingen voortvloeiende totale termijn van in beginsel acht en maximaal twaalf weken voor het  toezenden van een inhoudelijk standpunt aan de melder, waarborgt dat de behandeling van de melding en  het onderzoek naar de vermoede misstand of onregelmatigheid voortvarend wordt uitgevoerd. 

Lid 3 

Zie de toelichting bij artikel 10 lid 3. Deze bepaling regelt dat deze beoordeling ook na afronding van het  onderzoek wordt gemaakt.

Artikel 14. Externe melding 

Lid 4 

Deze bepaling brengt tot uitdrukking dat de melder onder omstandigheden ook een derde, die geen externe  instantie is, op de hoogte kan brengen van het vermoeden van een misstand.  

Deze bepaling is in overeenstemming met het recht op vrijheid van meningsuiting tegenover de werkgever.  Voorwaarde voor het doen van een externe melding bij zo’n externe derde is dat de melder een redelijke  afweging maakt of het maatschappelijk belang bij het doen van die externe melding zwaarder weegt dan het  belang van de werkgever bij geheimhouding. 

Bij zo’n externe derde kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een minister, leden van de Tweede Kamer of  een maatschappelijke organisatie. In het uiterste geval kan de melder het recht hebben het vermoeden van  een misstand, bijvoorbeeld via de media, in de openbaarheid te brengen. Voorwaarde voor het melden bij  een externe derde is dat de melder dit op proportionele wijze doet en de werkgever geen onnodige schade  berokkent. 

Artikel 15. Intern en extern} onderzoek naar benadeling van de melder 

Lid 1 en 2

Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden  voor het goed en zorgvuldig omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of  onregelmatigheid. Daar hoort bij dat de melder die meent dat sprake is van benadeling, de werkgever kan  verzoeken onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. 

Lid 2 verwijst voor de behandeling van dit verzoek naar de bepalingen die gelden voor de behandeling van  een interne melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

Lid 3

Ook de in artikel 7 lid 1 t/m 5 bedoelde personen hebben aanspraak op bescherming tegen benadeling. Ook  zij kunnen derhalve, als zij menen dat sprake is van benadeling, de werkgever verzoeken onderzoek te doen  naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan. 

Lid 4

Deze bepaling wijst op de mogelijkheid voor de melder om ook de afdeling onderzoek van het Huis voor  Klokkenluiders te verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens  hem heeft gedragen. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 4 lid 1 onder b wet HvK. Voor het doen van  zo’n verzoek aan de afdeling onderzoek van het Huis geldt niet de voorwaarde dat de melder een dergelijk  verzoek eerst intern moet hebben gedaan.

Artikel 16. Publicatie, rapportage en evaluatie 

Lid 1 

Op grond van de wet HvK is de werkgever verplicht aan de personen die bij hem werken, een schriftelijke of  elektronische opgave te verstrekken van de procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden  van een misstand binnen zijn organisatie. 

Ex-werknemers, werknemers van de werkgever die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verrichten en  werknemers van een andere organisatie hebben echter meestal geen toegang (meer) tot het intranet van de  werkgever. Daarom schrijft deze regeling ook het openbaar maken van de regeling op de website van de  werkgever voor.