Management assistent

De functie

Als management assistent van het GKD werk je samen met een team van opleidingsfunctionarissen en een manager GKD. Jij verzorgt de secretariële managementondersteuning, wat betekent dat jij onze spil in het web bent en de bedrijfsvoering zonder jou niet door zou kunnen gaan. Een belangrijke taak dus! Lijkt dit jou interessant? Lees dan verder!

Wat is jouw uitdaging?

Administratie

• Het voorbereiden en uitwerken van diverse overleggen.
• Agenda beheer van alle medewerkers en activiteiten/scholingen van het GKD
• Het bijhouden van de verschillende mailaccounts.
• Voorraadbeheer cursusmateriaal
• Facilitair ondersteunen van de geplande cursussen
• Offertebeheer/factuurvoorbereiding
• Verwerken van bestellingen leermaterialen.
• Bijhouden van diverse overzichten, waaronder inschrijvingen, externe relaties en aangevraagde interne scholingen.
• Functioneel beheer en het verwerken van gegevens in de daarvoor bestemde systemen.
• Accreditaties aanvragen en verwerken voor cursussen, bij & nascholingen in opdracht van de opleidingsfunctionaris GKD.
• Bewaken van voortgang uitgezette acties en handelen hierin
• Ondersteuning bieden bij subsidie aanvragen in opdracht van manager GKD.

Communicatie

• Verzamelen van content voor nieuwsberichten van het GKD.
• Het plaatsen van nieuwsberichten op het intranet van Geriant.
• Activiteiten van het GKD op de website actueel houden.
• Het verstrekken van informatie over de activiteiten van het GKD aan externen per telefoon of email.
• Onderhouden van interne en externe contacten van het GKD.

Beleidsvoorbereiding

• Het schrijven van werkprocessen en up to date houden van handleidingen en procesbeschrijvingen.
• Het leveren van een (administratieve/redigerende) bijdrage aan handboeken, cursusmateriaal en dergelijke.
• Het doen van verbetervoorstellen vanuit de eigen werkprocessen/ervaring.

Wat neem jij mee?

• Een afgeronde opleiding directie secretaresse of management assistent.
• Je bent bekend en handig met ICT systemen en applicaties.
• Wij gaan starten met het gebruik van een LeerManagementSysteem. Daar word je functioneel applicatiebeheerder van. Daarom ben je bij voorkeur bekend met applicatiebeheer of functioneel beheer van een systeem.
• Ook kun jij werken met teams en teamsplanner.
• Je draagt graag bij aan ontwikkeling en innovatie.
• Je hebt basiskennis van algemene beleidsvorming.
• Je hebt een positief kritische houding en ziet van nature waar dingen efficiënter en beter kunnen.
• Je maakt makkelijk verbindingen met alle organisatie onderdelen en stakeholders.
• Je hebt een proactieve houding, bent vriendelijk, maar weet tegelijkertijd heel goed grenzen te bewaken.
• Je bent zelfstandig maar kan goed in een klein innoverend team werken.
• Leren en Ontwikkelen zie je ook voor jezelf als een mooie kans.

Wat bieden wij jou?

• Een dienstverband van 28-32 uur per week;
• Wij zouden het heel prettig vinden als je in elk geval op dinsdag kunt werken.
• Je start met een jaarcontract.
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO VVT. Salariëring afhankelijk van opleiding en ervaring in FWG 45 (€3.384,01 tot €4.102,26 bruto per maand op basis van 36 uur per week).

• Een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag en een pensioenregeling. Daarnaast hebben we een fietsenplan en een collectieve ziektekostenverzekering.
• Een goede vergoeding voor woon-werkverkeer en dienstreizen.
• De mogelijkheid om gezond en gelukkig je werk te doen. Je team en jouw manager spreek je regelmatig en we hebben echt oog voor elkaar. Ook kun je gebruik maken van de diensten van een vitaliteitscoach.

Geïnteresseerd? Maak kennis – wij met jou en jij met ons!

Bel onze collega Astrid van Roon (manager GKD) via 06-23427630.